Doutor, cuidado! Usar Prontuários de Papel lhe traz problemas!

Doutor, cuidado! Usar Prontuários de Papel lhe traz problemas!

Obviamente, nós médicos sabemos, como o prontuário está diretamente relacionado à várias questões do nosso atendimento e a rotina da Clínica em geral.

Mas quando se faz uso de Prontuários de Papel, você e sua Clínica terão, diariamente, algumas importantes atividades médicas comprometidas e “feridas”.

Por isso, eu enumerei aqui, alguns destes principais problemas ocasionados pelo uso de Prontuários de Papel. E lembrando, na minha opinião, o #3 é o pior e mais grave deles!

Tenha uma Recepção Eficiente. Tenha um Consultório eficiente.

Problema 1 : Eu não entendo nada do que está escrito!

Talvez esta seja a vulnerabilidade mais clássica e comum dos Prontuários de Papel, estamos falando da ilegibilidade. Muitos médicos não conseguem ler grande parte (e algumas vezes nada) da situação clínica do seu paciente, seja por causa daquela letra egípcia do seu outro colega ou, na pior e frequente situação, até mesmo os nossos próprios “hieróglifos”!

No início, os Prontuários de Papel até apresentam uma certa coerência, uma letra legível e de fácil entendimento, mas no decorrer do seu preenchimento, as informações e palavras irão se tornando indecifráveis.

É algo natural, durante o preenchimento do Prontuário de Papel, existirá sempre uma ação de rasura na tentativa de excluir uma palavra ou termo indevido, além do mais, principalmente por causa do cansaço da rotina médica, o trabalho de escrever manualmente fará com que nossa grafia se torne um verdadeiro “garrancho”, isso sempre será inevitável.

Também não podemos nos esquecer que alguns campos de preenchimento dos prontuários de papel, em algum momento, sempre serão menores daquilo que você precisa escrever, eu mesmo já passei por uma situação parecida:

“ Escrever a evolução do estado clínico de determinado paciente meu estava ultrapassando o espaço disponível no Prontuário de Papel. Então, o jeito era escrever no verso ou acrescentar uma folha extra, tornando-se, pela quantidade de folhas, cada vez mais difícil de se encontrar qualquer informação.”

Problema 2: Seu Diagnóstico é ruim!

Encontrar as informações do estado clínico de determinado paciente no Prontuário de Papel é um verdadeiro desafio, e digo mais, praticamente impossível, pois nada está organizado e tudo é uma verdadeira bagunça.

Acontece que folha por folha deverá ser analisada para encontrarmos qualquer informação do Diagnóstico do paciente.

Quando eu fazia uso de Prontuários de Papel, era exaustivo ter que ficar adivinhando o que já tinha sido escrito e pior, nunca existia um caminho organizado e padrão para que eu pudesse encontrar, por exemplo, as medicações que o paciente estava fazendo uso.

E na medida que as informações clínicas e consequentemente as páginas aumentavam no Prontuário de Papel, ficava cada vez mais difícil e trabalhoso de se fazer qualquer tipo de pesquisa para encontrar algum Diagnóstico já prestado ao paciente.

Problema 3: Perda de Dados importantes!

O papel é uma matéria prima bastante vulnerável. Significa dizer que seus prontuários podem facilmente serem rasurados, rasgados, destruídos por traças ou até mesmo sumirem.

E na ocorrência de qualquer um destes 4 (quatro) danos, as importantes informações dos seus pacientes irão desaparecer.

Problema 4: Perda de Prontuários!

Sim, você pode estar perdendo o prontuário dos seus pacientes e nem está se dando conta disso.

Acontece de uma forma iminente, como já falado, existem inúmeros pacientes que possuem o mesmo nome e são atendidos diariamente por você no seu Consultório.

Suas Recepcionistas não fazem por maldade obviamente, mas principalmente os prontuários que apresentam homônimos (pacientes com mesmo nome) são arquivados fora da ordem alfabética ou misturados no meio de exames.

Portanto, é necessário que você pare agora e reflita:

“No momento de atender aquele seu paciente bem antigo, você já recebeu, direto das mãos da sua recepcionista, aquele prontuário novinho?” Ou então já presenciou uma situação parecida?”.

Pois bem, o jeito é começar do início todo o atendimento… Seu diagnóstico é ruim e a consulta se torna bem mais demorada – cansaço excessivo para você e péssima impressão para o seu paciente.

Mas este é apenas um dos graves problemas que o mau arquivamento dos prontuários de papel irá te oferecer. Continue lendo e saiba os perigos que você, como médico, está correndo!

Problema 5: Perda de tempo e dinheiro!

tempoedinheiroA famosa expressão “tempo é dinheiro” retrata muito bem o prejuízo que os prontuários de papel resultam para você e principalmente seu consultório.

Acontece, que suas recepcionistas estão gastando um tempo precioso separando o prontuário de cada paciente seu, por isso, irei exemplificar:

Partindo do pressuposto (não-verdadeiro) de que todos os envelopes estão na ordem alfabética e que você tenha um arquivo de tamanho médio, imaginemos que ela gaste 15 minutos para pegar todos esses prontuários. Ao final do dia, ela terá que guardá-los, arquivando-os em perfeita ordem alfabética e essa tarefa tomará outros 15 minutos dela.

Enfim, são 30 minutos por dia, 150 minutos por semana: 3000 minutos por mês – um total de 50 horas de trabalho.

Contando que o valor atual do salário mínimo é R$ 788,00 (01/01/2015 – vide valor atual) e o preço de cada 1 (uma) hora trabalhada é R$ 3.58, você chega a gastar, no mês, pelo menos R$ 179,00 somente para separar os prontuários dos seus pacientes, sem contar ainda com os valores de impostos trabalhistas, que aumentam 52% deste gasto (R$ 179,00), levando para o custo mensal de R$ 272,10.

Sendo assim:

·         Arquivam os prontuários de 20 pacientes: R$ 136,05

·         Desarquivam os prontuários de 20 pacientes:  R$ 136,05

·         Total: R$ 272,10 mensais.

Além do mais, nesse custo de tempo, ainda não está incluído o tempo gasto para encontrar o prontuário de um paciente que chegou para ser atendido como encaixe e que a sua recepcionista teve que abandonar a recepção (deixando-a vazia) e ir ao bendito arquivo procurar o prontuário de Dona Maria dos Santos – já imaginou quantas Maria’s dos Santos existem?

Sugiro que você faça uma visita nessa “salinha” e veja como eles estão guardados e peça, só por curiosidade, para ver o prontuário de Seu João da Silva… e veja o tempo gasto para encontrá-lo.

Problema 6: Não é possível “encaixar” consultas!

Problema com encaixe de consultas!

É comum e muitos pacientes não agendados chegam ao seu Consultório e pedem com urgência que precisam ser atendidos.

Sua agenda está lotada e, na ação lógica, sua Secretária deverá verificar a data que o paciente se consultou pela última vez com você, para saber, é claro, se é realmente uma urgência ou a consulta pode ser agendada para outro dia.

Logo, com o objetivo de “encaixar” este paciente em algum horário do dia, a Secretária deverá ir até os arquivos de prontuários no papel para pesquisar a data que ele (o paciente) se consultou pela última vez com você.

No entanto, de uma maneira direta, pode-se dizer que o prontuário de papel não permite encaixe de consultas.

Acontece que sua Secretária pode não encontrar o prontuário de muitos dos seus pacientes, pois o papel rasga, some, rasura e se compromete facilmente. E lembrando, quando engavetados, os prontuários de papel também são destruídos por traças.

Além do mais, o próprio paciente pode estar buscando atendimento na Clínica pela primeira vez e nem se lembra, enquanto isso, a Secretária está lá, procurando de forma impaciente o bendito prontuário!

Resultado: Uma péssima impressão!

Dando continuidade, outra questão importante também deve ser levantada:

“Tratando-se de um paciente frequente que procura ser encaixado na sua agenda em determinado dia, o fato de a Secretária ficar demorando muito tempo para achar o prontuário deste paciente, ou pior, nem mesmo achá-lo, irá manchar a imagem da sua Clínica e ficará levantada uma situação de descaso”.

Enfim, encaixes de consultas não são possíveis quando sua Clínica faz uso de prontuários de papel. Um ou outro prontuário poderá ser encontrado milagrosamente pela sua Secretária, mas em compensação, vários outros irão sumir, pois é da natureza do próprio papel, se acabar com o passar do tempo.

Mude! Tenha prontuários legíveis!

Se você quer começar a entender tudo que está escrito no prontuário dos seus pacientes, indiscutivelmente, a única maneira é adquirindo um Prontuário Eletrônico. Nele, as informações são digitadas e, portanto, será bem mais fácil para você entender e ler qualquer informação.

Mude! Acesse facilmente o diagnóstico do seu paciente!

Existem Prontuários Eletrônicos evidentemente únicos, que lhe proporcionam acessar em poucos “cliques” qualquer informação ou Diagnóstico a respeito do seu paciente.

Dessa forma, imagine, em poucos cliques, ter acesso a estas seguintes informações:

Doenças ativas e inativas, cirurgias já realizadas, exames já realizados, medicações em uso e até mesmo, histórico de consultas.

Mude! Tenha Organização e Economia!

Prontuários Arquivados!

Pense em um Pen Drive, você consegue arquivar vários documentos nessa ferramenta e com extrema facilidade é possível ter acesso aos mesmos. Da mesma forma acontece com os Prontuários Eletrônicos.

Todos os prontuários dos seus pacientes estão arquivados e seguros no seu computador, além do mais, problemas com traças, rasuras e perdas em geral, jamais irão acontecer. Sendo assim, suas recepcionistas estarão com todas as atenções voltadas para o cuidado da recepção e Acolhimento dos seus pacientes e não mais ao trabalhoso arquivamentos de prontuários de papel.

Agora, você não precisa gastar mensalmente no mínimo R$ 272,10 somente para arquivar o prontuário dos seus pacientes.

Mude! Tenha eficiência no “encaixe” de consultas!

Vimos que os Prontuários de Papel, em uma eventual urgência, anulam completamente a possibilidade de se encaixar um paciente não marcado na sua agenda médica.

Mas por outro lado, existem sistemas de prontuários eletrônicos únicos que facilitam estes imprevistos.

Por exemplo, o sistema MeuProntuário possui uma funcionalidade específica chamada compromissos do paciente, que informa para sua secretária, em questão de segundos, a última vez que o paciente se consultou com você.

Veja agora, uma demonstração real desse benefício:

Ao ter acesso a esse auxílio (funcionalidade), sua Secretária conseguirá facilmente marcar encaixes na sua Agenda Médica e transmitirá para o seu paciente a excelente imagem de um atendimento preciso e efetivo.

Portanto, se você deseja que os prontuários dos seus pacientes estejam sempre bem arquivados e seguros (longe de traças ou qualquer tipo de dano), que suas recepcionistas dediquem mais tempo para Acolher os seus pacientes e cuidar da recepção, além de extrema facilidade no encaixe de consultas, é necessário dez de já fazer uso de Prontuários Eletrônicos completos no seu Consultório, que acompanhem e guardem com zelo os passos dos seus pacientes, como apresentado no vídeo acima.

Enfim, reflita sobre o assunto!

Obviamente, estes 6 (seis) graves problemas são evitados e combatidos através da contratação de um Prontuário Eletrônico completo, que seja legível, fácil de se encontrar qualquer informação e ao mesmo tempo, proporcione mecanismos para tornar seu atendimento mais versátil (facilidade no encaixe de consultas), além, é claro, de economia e organização por meio de um arquivamento automático.

Pense bem, e se precisar de ajuda, não exite em falar conosco.

Siga-me

Dr. Leonardo Alves

Médico, Cardiologista, Estudioso de SUS e Informática médica.
CEO/Diretor da empresa MeuProntuário.net.
Siga-me
Shares
Share This

Gostou? Compartilhe!

Compartilhe esse post com amigos!

Compartilhe!

Compartilhe esse post com amigos!