Guia do Secretário de Saúde: como delegar tarefas com eficiência?

Guia do Secretário de Saúde: como delegar tarefas com eficiência?

Viabilizar as tarefas do SUS, planejar verbas e controlar para que as necessidades de saúde da população sejam atendidas em suas mais distintas esferas são alguns dos trabalhos exigidos do Secretário da Saúde. No entanto, organizar todas as prioridades para o alcance de metas de forma a atingir a produtividade máxima em cada uma delas é, por si só, um desafio tão grande para o gestor como entender as particularidades do cargo.

De fato, para chegar a esta organização é preciso que você confie em sua equipe e saiba delegar tarefas de forma que estas rendam mais nas mãos do seu time do que nas suas. Em outras palavras, ter mais tempo livre para pensar estrategicamente e definir o direcionamento do trabalho durante o ano todo, com menor foco no modus operandi. No ultimo artigo, conferimos algumas orientações para traçar boas metas e objetivos. Hoje, iremos investigar os métodos por detrás das tarefas bem delegadas. Afinal, qual o segredo para conseguir tudo isso com sucesso? A fórmula cada gestor vai descobrir em sua rotina, mas valiosas dicas de Administração ajudam – e muito – o trabalho.

 

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O líder e a visão sistêmica

visão“Enxergar o bosque e, cada vez menos, a árvore”. A chamada visão sistêmica contribui na definição de prioridades e tarefas estratégicas em atividades-chave e menor perda de tempo com detalhes operacionais que demandam esforço. A jornada do gestor começa com a definição de suas prioridades no trabalho: o que é preciso fazer primeiro? Quem fará melhor essa atividade com qualidade e em menor tempo? Com quem deixarei os detalhes para me dedicar aos grandes assuntos? Estes são exemplos de questões importantes que esboçam as primeiras etapas para uma delegação de tarefas eficaz.

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Prioridades, parcerias e reconhecimento

A área de Recursos Humanos é uma parceira excelente neste processo de mapear os talentos com perfil mais “mão na massa”, analíticos ou demais funções. A partir desta concepção, o gestor pode delegar as tarefas e demais atribuições de acordo com as habilidades pessoais de cada membro da equipe, o que motivará o funcionário a atingir as metas dentro daquilo que gosta de fazer. Conhecer as características de cada funcionário é essencial nesta etapa. Um verdadeiro líder reúne em sua equipe características distintas às suas. Desta forma, cria um grupo heterogêneo em qualidades e cada membro é valorizado no que tem de melhor.

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Dicas para otimizar resultados

  • Antes de delegar, é preciso obedecer alguns critérios que evitarão retrabalho no percurso: analisar a situação, nomear quem irá fazer, comunicar como e o que se espera da tarefa, controlar o andamento do processo e avaliar resultados;
  • Quanto mais a sua equipe brilha, maior será o seu reconhecimento como gestor, dentro e fora do trabalho. Centralizar tudo para si denota insegurança;
  • Estimular a liberdade da equipe para trabalhar com autonomia demonstra a maturidade do gestor e sua confiança na equipe. Assim, cada um se sente valorizado em suas competências;
  • Faça seu tempo render mais. É imprescindível que o gestor tenha organização. Uma agenda (seja de papel, a do celular ou virtual) é imprescindível. A programação do dia e semanal deve estar sempre visível para que se mensure quanto tempo você e sua equipe levam para desempenhar qual tarefa e, principalmente, os prazos;
  • Usufrua dos benefícios da tecnologia em seu favor: poder ler seus e-mails pelo celular já adianta muita coisa! Com ele, é possível responder mensagens urgentes ou assuntos parados que dependem apenas de um “ok” para andamento, o que economiza bons minutos do seu dia.

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Comunicação, o X da gestão

file_5651De nada adianta delegar funções de forma desordenada, afinal, ninguém trabalha em grupo como uma ilha. É preciso que as informações sobre as metas da equipe estejam alinhadas e… comunicadas! Uma ideia que sempre funciona, independente do tamanho da equipe, é fazer reuniões curtas semanais para alinhar os trabalhos e o andamento de cada tarefa. Todos devem ter a oportunidade de falar e tirar dúvidas de forma bem democrática. Liderança passa longe de tirania, apesar da palavra final nas tomadas de decisão sempre ser do gestor. Saber o que o colega do lado está fazendo e em qual tarefa está envolvido naquela semana ajuda não só o gestor, mas a equipe como um todo. Além disso, este cuidado previne tarefas em duplicidade ou pendências em caso de férias ou afastamento de alguém do grupo. Na dúvida, fale!

Assim como a definição de metas atingíveis e elaboradas em conivência com as necessidades da população, a gestão interna do SUS também demanda eficácia na hora de delegar e executar as tarefas da Secretaria no dia a dia. Tome nota das dicas acima e, se tiver mais dicas de gestão que auxiliem o cotidiano do Secretário de Saúde, compartilhe conosco nos comentários!

Dr. Leonardo Alves
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Dr. Leonardo Alves

Médico, Cardiologista, Estudioso de SUS e Informática médica.
CEO/Diretor da empresa MeuProntuário.net.
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