Implantar o Prontuário Eletrônico – Montar a Equipe [Parte III]

Depois que o Gestor se convence dos benefícios do Prontuário Eletrônico e após ter uma visão próxima de como seria o dia-a-dia da sua Secretaria de Saúde Informatizada, ele agora precisa convencer a sua equipe de trabalho a Implantar o Prontuário Eletrônico. E por mais que possa parecer fácil não é. Você precisará lidar com fatores emocionais e situacionais que podem bloquear suas ações Prepare-se!

Esse artigo faz parte da Série de Artigos sobre Como Implantar o Prontuário Eletrônico no SUS em até 30 dias.

1. Por quê devo informatizar? Quais os Benefícios?
2. Prontuário eletrônico e SUS: O dia-a-dia do Gestor Informatizado!
3. Gestão de Mudança – Como convencer sua equipe das vantagens de informatizar [Você está aqui]?
4. Como adquirir? Dispensa de Licitação? Carta Convite? Pregão?
5. Casos de Sucesso! Só falta a sua cidade

 

Entenda o Processo de Mudança ao Implantar o Prontuário Eletrônico?

A gestão da mudança é “a aplicação do conjunto de ferramentas, processos, habilidades e princípios para gerenciar o lado humano da mudança com objetivo de atingir os resultados exigidos de um projeto específico”.

John Kotter, pensador sobre Gestão de Mudança, acredita que qualquer mudança tem componentes emocionais e situacionais, e ele propôs um modelo organizado em três fases para ajudar os líderes a gerir desafios de qualquer mudança – e isso se aplica na hora de Implantar o Prontuário Eletrônico.

A imagem acima mostra dois Estados Principais: Estado Atual (de onde partimos) e Estado Futuro (objetivo). E entre eles, as Três Fases/Etapas de Kotter para sair do Estado Atual rumo ao objetivo final, o Estado Futuro.

O Modelo de Gestão de Mudança de Kotter aponta para a necessidade de pensar o processo de mudança como uma jornada para toda a organização. Não dá para Implantar o Prontuário Eletrônico usando uma força ditatorial ou com imposições, pois todos precisam entender o processo de mudança, pois só assim a transição será mais tranquila:

• Por que eles precisam sair do Estado Atual?
• Por que o Estado Futuro é melhor para os seus pacientes?
• Que mudanças nos fluxos de trabalho serão necessárias?
• Que tecnologias e novas habilidades serão necessárias?
• Quê novas habilidades a equipe terá que aprender?

Já sei que Preciso mudar, mas como?

É aqui que esse artigo irá lhe ajudar, pois a próxima parte é um breve resumo das Três Fases/Etapas do Modelo de Gestão de Mudança de Kotter, com destaque nos pontos em que o Gestor deve focar a sua atenção para Implantar o Prontuário Eletrônico. Trata-se de um guia, um check-list para não ficar perdido no meio da mudança.

 

Fase 1: Criando Um Clima Para A Mudança

Nesta fase, os Gestores Locais de Mudança precisam criar um clima para a mudança. Essa é uma fase de planejamento e deve ser realizando o seguinte:

 

Estabelecer um senso de urgência!

• O que poderia ser melhorado no nosso Estado Atual?
• O que seria melhor em nosso Estado Futuro?
• Por que nós temos que mudar agora?

 

Em Secretarias de Saúde, o senso de urgência pode ser criado e descrito por frases como:

“Queremos ser a primeira cidade da nossa região a implantar o Prontuário eletrônico.”

“Precisamos reduzir nossos custos de saúde e aproveitar melhor a inteligência de nossos funcionários”.

“Precisamos mudar o processo de agendamento para aumentar o faturamento do SUS.”

Seja qual for o motivo que motivou o desejo de mudança, os líderes de mudança devem ajudar todos os funcionários a entender por que a mudança precisa ocorrer.

“Nós temos que Implantar o Prontuário Eletrônico para reduzir nossos custos!”

“Nós temos que Implantar o Prontuário Eletrônico para termos rotinas mais eficientes”

“Nós temos que Implantar o Prontuário Eletrônico para oferecer um atendimento melhor aos pacientes.”

Criar uma União em Prol da Mudança.

• Quem são os líderes naturais para esta iniciativa de mudança?
• Que equipe nós precisaremos montar para termos uma equipe coesa?

 

Neste ponto do planejamento, é importante identificar os principais colaboradores que ajudarão a conduzir a Implantação do Prontuário Eletrônico: A “Equipe Local de Mudança”.

 

Como Gestor Local de Mudança, você deve montar uma equipe com integrantes que:

• Compreendam os objetivos do Estado Futuro e que estejam ansiosos para alcançar esses objetivos.
• Entendam claramente o motivo da urgência em informatizar e possam comunicar claramente que a todos os outros funcionários.
• Conheçam as operações e os fluxos de trabalho do local de trabalho.
• Tenham uma visão de equipe.

 

Com esses conhecimentos e habilidades, a “Equipe Local de Mudança” irá conquistar credibilidade entre os seus funcionários e saberão abordar tanto os desafios emocionais e situacionais que ocorrerão durante todo o processo.

 

Criar uma visão do Estado Futuro.

• Como será o Estado Futuro para nossos pacientes?
• Como será o Estado Futuro para nossa equipe?
• Como será o Estado Futuro para mim?

 

Criar uma visão clara de como será o Estado Futuro é uma das etapas mais críticas nessa fase de implantação. Pode ocorrer que, mesmo quando o Estado Atual é ineficiente ou problemático, os funcionários podem estar confortáveis com ele e ter medo do desconhecido – da mudança.

 

Vamos a um exemplo: Mesmo que o Agendamento de pacientes seja feito em “cadernos manuscritos” e Agendas de papel  e que sejam ineficientes, muitos funcionários ainda irão preferir manter estas rotinas, pois eles podem ter medo de mudar, medo de não saber manusear o computador, medo de que a informatização retirem seus empregos, dentre outros receios muito comuns.

Somente deixando bastante claro como será o Estado Futuro que você irá fornecer o combustível emocional necessário para a mudança e implantação do Prontuário Eletrônico.

“Com o Prontuário eletrônico eu (de determinado setor) trabalharei assim e assado – serei mais eficiente.”

Pense no Estado Futuro como um cartão postal de destino e seu plano de Gestão de Mudança como um roteiro. A viagem é muito mais fácil quando estamos nos lembrando freqüentemente de como é o destino ou quando temos um mapa de como chegar até lá.

Torne o Estado Futuro de cada departamento bastante claro e apresente todos os benefícios esperados.

 

Fase 2: Engajando e Preparando a Mudança

Nesta segunda fase, a Equipe Local de Mudança já está pronta e deve orientar e projetar estratégias de implantação que irão envolver todo o processo. Diferente da primeira fase (de preparação), esta é uma etapa prática, onde a Equipe irá interagir com os funcionários com o objetivo de motivá-los para a mudança.

 

É fundamental que a Equipe Local de Mudança tenha um ótimo relacionamento com o fornecedor de Prontuário Eletrônico para que todas as ações sejam alinhadas em prol de uma mudança mais eficiente.

Especificamente, os Gestores de Mudança precisam do seguinte:

• Comunicar o Estado Futuro: – Faça reuniões e utilize materiais do fornecedor, como vídeos, E-Books e sites de Perguntas e Respostas e quaisquer outras técnicas de persuasão que você possa utilizar.

Apresente casos de Sucesso de outros locais que conseguiram implantar o Prontuário Eletrônico e tente motivar seus funcionários o máximo possível.

• Capacitar e dar poder a outros membros da equipe:  Garanta que alguns de seus funcionários tenham autoridade para opinar e compreendam que eles são importantes no processo de implantação do Prontuário Eletrônico. Uma medida eficiente de capacitar é delegar papéis de liderança para alguns deles.

• Planejar e criar vitórias de curto-prazo: Obviamente, o primeiro dia de utilização do Prontuário Eletrônico representa uma vitória importante; mas outras pequenas vitórias estimulam toda a equipe e tem ótimo efeito motivador sobre todos.

 

Por exemplo:

• Comemore vitória quando as recepcionistas terminarem o seu  treinamento.
• Comemore quando todos os cadastros de pacientes da sua cidade estiverem importados para o Prontuário eletrônico.
• Seja criativo e dê valor à vitórias de curto prazo.

#FicaaDica:

• Crie Canais de Comunicação: O estabelecimento de canais de comunicação e estratégias de comunicação são fundamentais nesta fase. Os funcionários podem se sentir ameaçados pela mudança e podem estar querendo saber como a mudança afetará o seu trabalho, tanto hoje como no Estado Futuro. A equipe de Gestores Locais de Mudança devem transformar essas preocupações em oportunidades para investigar como superar os obstáculos reais já conhecidos.

• Ouça a sua equipe e seus funcionários, pois eles são os especialistas nas etapas operacionais e nas rotinas da sua clínica. Eles sabem onde estão os principais problemas do local de trabalho e tem ideias de como corrigir.

Por isso, é importante nutrir seus funcionários de conhecimento e estimular opiniões sobre como implantar o prontuário eletrônico.

Fase 3: Implantação e Manutenção das Mudanças

A última fase se concentra na necessidade de manter a vigilância e intervenção da Equipe Local de Mudança. Ela entrará em vigor tanto durante quanto após a implantação do prontuário eletrônico e servirá de vigilância contínua da Equipe Local de Mudança para checar se toda a implantação está ocorrendo da maneira esperada.

Destaque: Não pare! Não desista.

O objetivo é assegurar que a mudança perdure. Nesta fase, os Gestores Locais de Mudança devem:

 

• Manter a concentração em áreas problemáticas, promover soluções e ajudar a mudar o comportamento individual para atingir as metas da organização.

• Preparar-se para treinar, Re-treinar e fornecer a assistência pessoal para resolver rapidamente problemas, obviamente, juntamente com o suporte do Fornecedor.

• Comemorar os sucessos e vitórias de curto-prazo sempre que possível. As pessoas gostam de saber que eles estão fazendo um bom trabalho e que atingirão o Estado Futuro que todos desejam.

“Keep Walking” – Mantenha o trabalho…

O modelo de Gestão de Mudança que apresentamos não é linear e não é um passo-a-passo fixo, ele é um modelo de abordagem interativa. Assim, cada passo ajuda na realização dos demais.

Tal como acontece com todas as iniciativas de gestão, o elemento mais importante é o planejamento. Os Gestores Locais de Mudança, responsáveis pelo planejamento, implantação e avaliação dentro de uma organização devem reconhecer por que os indivíduos e organizações são resistentes à mudança e definir estratégias para solucioná-las.

 

E então, o quê achou?

É muito importante que você deixe sua opinião e participe ativamente desse processo. Você já participou da implantação de algum prontuário eletrônico? Conhece alguma cidade que seja um caso de sucesso? Conte-nos.