Os Custos ocultos do prontuário no papel

Os Custos ocultos do prontuário no papel

Muitos profissionais de saúde argumentam que não utilizam o prontuário eletrônico e preferem o prontuário no papel por ser mais fácil, mais eficiente ou que, mantendo-se com o prontuário no papel, iriam poupar tempo e dinheiro.

Isso simplesmente não é verdade.

Nos EUA, 38% dos médicos afirmam que preferem o prontuário no papel por esse motivo. Aqui no Brasil, imagino que mais médicos pensem dessa forma, o que traz um custo financeiro enorme que muitas vezes fica oculto aos nossos olhos, mas não aos nossos bolsos. Vamos descrever abaixo, apenas alguns desses custos ocultos de se manter o prontuário no papel – você irá se surpreender, seja com melhorias na Agenda Médica, seja no Atendimento no Consultório.

Recepção Eficiente Consultório Eficiente

 

 

Você perde tempo ($) desarquivando prontuários!

tempo dinheiroArquivar e desarquivar prontuários no papel é uma rotina que suas recepcionistas executam diariamente e que toma um tempo enorme do dia de trabalho delas.

No início da manhã, ou no final do dia de trabalho elas executam duas rotinas semelhantes:

  • Arquivam os prontuários dos pacientes que foram atendidos.
  • Desarquivam os prontuários dos pacientes que serão atendidos amanhã (ou ainda hoje).

E quando um médico atende um paciente, ele não imagina a perda de tempo que essas duas sub-tarefas ocupa das suas recepcionistas. Vamos imaginar que você atende 20 pacientes por dia e que elas terão que desarquivar 20 prontuários em envelopes pardos.

Partindo do pressupostos (não-verdadeiro) de que todos os envelopes estão na ordem alfabética e que você tenha um arquivo de tamanho médio, imaginemos que ela gaste 15 minutos para pegar todos esses prontuários. Ao final do dia, ela terá que guardá-los todos, arquivando-os em perfeita ordem alfabética e essa tarefa tomará outros 15 minutos dela.

Enfim, são 30 minutos por dia, 150 minutos por semana: 3000 minutos por mês – cerca de 50 horas de trabalho. Com um salário mínimo de R$ 724,00 (01/01/2014 – vide valor atual), com uma hora trabalhada de R$ 3.29, você gastou R$ 164,50, sem contar os valores de impostos trabalhistas, que aumentariam esses gastos em 52%, e que levaria esse custo para R$ 250,00.

Sendo assim:

  • Arquivam os prontuários de 20 pacientes: R$ 125,00
  • Desarquivam os prontuários de 20 pacientes;  R$ 125,00
  • Total: R$ 250,00 mensais.

Nesse custo de tempo, ainda não está incluído o tempo gasto para encontrar o prontuário de um paciente que chegou para ser atendido como encaixe e que a sua recepcionista teve que abandonar a recepção (deixando-a vazia) e ir ao bendito arquivo procurar o prontuário de Dona Maria dos Santos – já imaginou quantas Maria’s dos Santos existem?

Sugiro que você faça uma visita nessa “salinha” e veja como eles estão guardados e peça, só por curiosidade, para ver o prontuário de Seu João da Silva… e veja o tempo gasto para encontrá-lo.

 

agendaSeu Agendamento é Ineficiente

Se você estiver usando uma agenda física (no papel), o agendamento e manejo manual dos seus pacientes podem custar muito dinheiro para sua clínica.

Por exemplo, se você atende 50 pacientes por dia, e sua clínica está gastando quatro minutos em ligações e confirmação de horário para cada paciente, isso significa mais de três horas por dia dedicado à agenda. Multiplique isso por cinco dias por semana e você está diante de uma despesa monstruosa para sua clínica – imagine o custo anual desta prática!.

Aproveitando os números citados acima: Três horas por dia, com o custo da hora a R$ 3,29, são R$ 9,87 por dia e exatos R$ 217,00 por mês, sem contar os 52% de encargos trabalhistas, que elevaria esse valor para R$ 329,84.

Como o seu sistema de Agendamento manual não envia lembretes e torpedos automaticamente para seus pacientes, você perde um tempo enorme e, claro, muito dinheiro com o uso de uma agenda no papel.

Só até agora, são R$ 250,00 do arquivamento e outros R$ 329,00 do tempo gasto em ligações telefônicas, um total de R$ 580,84 reais por mês.

 

Você perde prontuários (é verdade!)

Você pode até não querer admitir e suas recepcionistas nunca irão admitir isso para você, mas você perde prontuários dos seus pacientes.E isso não ocorre por maldade ou irresponsabilidade das suas recepcionistas, ocorre por arquivamento inadequado!

No parágrafo anterior, eu citei o exemplo dos homônimos e da paciente Dona Maria dos Santos que devem ter inúmeras em seu consultório. E muitas vezes, esses prontuários são armazenados de forma incorreta, seja fora da  ordem alfabética, seja misturando prontuários e exames de pacientes diferentes, mas com mesmos nomes.

Quando eu utilizava somente o prontuário no papel, por inúmeras vezes as minhas recepcionistas vinham com um prontuário “novinho” da dona Maria dos Santos (uma paciente antiga no consultório), com envelope pardo novo e folha A4 novinha só com o cabeçalho preenchido. Eu tinha que me virar e tentar adivinhar o que Dona Maria dos Santos tinha de doenças e passado clínico. As minha recepcionistas, não encontrando o prontuário na ordem alfabética correta, e com a boa intenção de agilizar o atendimento, faziam nova ficha para a paciente.

Para minha tranqüilidade, esse prontuário só estava arquivado inadequadamente e ao final do dia, após minha cobrança, depois de muito procurar nos arquivos, eles eram encontrados.

E é muito provável que você, também, já tenha perdido algum prontuário! Além do risco clínico, há um risco legal que deve ser levado em conta ao avaliar os custos ocultos do prontuário no papel.

 

arquivoVocê arquiva prontuários inadequadamente

Dificilmente você ofereceu um curso sobre rotinas de arquivamento de prontuários para suas recepcionistas e elas, muito provavelmente, estão arquivando os prontuários de forma inadequada, não seguindo as normas de arquivamento sugeridas pela legislação brasileira. Com isso, os prontuários dos seus pacientes estão sob risco de serem danificados.

Confira aqui (em breve), um manual completo para arquivar adequadamente seus prontuários.

 

Você perde espaço em sua sala

Hoje em dia, os consultórios médicos estão cada vez menores e há muito pouco espaço para um grande arquivo dentro dela. E se você divide a sala com outros colegas, o arquivo pode ficar gigante e ocupar um espaço considerável do seu consultório.

Se você atende em uma clínica e os prontuários são armazenados em uma sala especial, sugiro que você faça uma visita nessa “salinha” e veja como eles estão guardados, afinal, você é o responsável pela guarda dos seus prontuários.

Você atende retornos além do que deveria

O dia-a-dia na recepção de um consultório médico é corrida e as recepcionistas costumam se esquecer de checar se o paciente está agendado para uma nova consulta ou um retorno. E muitas vezes, quem perde é você! E perde dinheiro!

Você poderia até argumentar que esse dinheiro perdido não tem nada a ver com prontuários no papel, mas você irá concordar comigo. Veja o que ocorria no meu consultório:

Dona Ana liga e agenda um horário de retorno e a recepcionista agendava. A paciente chega na recepção e é direcionada para a sala de espera. Quando eu a chamava para o atendimento, eu notava, olhando os registros no prontuário, que a Dona Ana já tinha feito um retorno e a recepcionista esqueceu-se de cobrar uma nova consulta. Eu não iria deixar de atendê-la e muitas vezes ela ia embora sem voltar na recepção para acertar a nova consulta. No meu caso, eu chamava a atenção da Recepcionista mas a paciente já tinha ido embora e eu ficava sem a cobrança da consulta.

É muito provável que isso ocorra com você, pois sem um sistema informatizado, suas recepcionistas deixam de faturar adequadamente os procedimentos que você realiza.

 

Há falta de comunicação

Muitos médicos são constantemente incomodados com interrupções vindas da recepção, pois não são informados de qual paciente será o próximo a ser atendido causando demora no atendimento dos pacientes.

É muito comum que as recepcionistas precisam ficar ligando diversas vezes para o consultório avisando cada novo paciente que chega ao consultório para ser atendido. Ela também interrompe o atendimento algumas vezes para colocar prontuários novos sobre a mesa do médico para cada novo paciente que chega no consultório.

Toda essa interrupção provoca perda de eficiência e um prejuízo enorme de tempo durante as consultas, e como vimos, tempo é dinheiro.

 

Você perde tempo escrevendo receitas e exames

Você já fez as contas de quanto tempo você perde preenchendo uma prescrição? Um atestado médico? Renovando uma receita de um paciente com diversas patologias?

Faça as contas e veja que você gasta muito tempo escrevendo receitas que poderiam estar informatizadas e rapidamente preenchidas.

Além da receitas, quanto tempo você gasta preenchendo guias de Exames e formulários de internação? Muito tempo não é mesmo, e tempo é dinheiro!

fallingVocê não tem controle sobre os pacientes

Por diversas vezes, eu atendi paciente que eu os havia pedido para retornar em 6 meses e eles voltaram após 2 anos. O que eu notei é que eu tinha um total descontrole sobre os meus pacientes que teriam que retornar para nova consulta.

Foi após a informatização que eu comecei a notar uma quantidade enorme de pacientes que estavam ausentes do meu consultório e que eu não tinha a mínima noção de que eles estavam ausentes. Afinal, eu não tenho a memória para lembrar de que Dona Ana tem que voltar a consultar em dezembro do ano que vem, é impossível lembrar e controlar esses retornos com o prontuário no papel.

Muitos paciente retornam após 2 ou 3 anos, sem ter trocado de médico e só se dão conta do tempo que ficaram ausentes do consultório quando eu os lembro (já na consulta) que já se passaram tanto tempo.

O prontuário no papel não lhe oferece a possibilidade de enviar lembretes aos pacientes avisando-os de que deveriam fazer nova consulta ou que estão há tanto tempo ausentes do consultório. Você perde relacionamento com seus paciente, corre o risco de seus pacientes te trocarem por outro colega e ainda perde dinheiro com uma menor taxa de retorno ao seu consultório.

 

Você está cometendo Erros evitáveis

Há uma estimativa de ocorram 210.000 mortes evitáveis ​​por ano devido a registros médicos imprecisos ou indisponíveis no momento do atendimento. Isso representa mais de 500 mortes evitáveis ​​a cada dia, nos EUA. Um prontuário eletrônico ajuda a disponibilizar o histórico do paciente no momento em que ele precisa ser atendido, sem que seja necessário pesquisar em arquivos  em busca daquele envelope pardo. Assim, os médico podem acessar mais rapidamente os dados clínicos e evitar falecimentos evitáveis.

 

Um Prontuário Eletrônico economiza dinheiro.

Sim, isso é verdade. Você economizará dinheiro adotando um prontuário eletrônico. Se você ainda está agarrado aos prontuários no papel, está na hora de avaliar a mudança, pois os custos ocultos estão aumentando a cada dia. Ocultos aos seus olhos, mas não ao seu bolso.

Aproveite já, pois em menos de cinco minutos, você pode informatizar a sua clínica ou consultório e poupar tempo de prática e dinheiro.

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