Prontuário eletrônico: Por quê preciso de um?

Prontuário eletrônico: Por quê preciso de um?
Prontuário eletrônico - porque preciso de um?

Prontuário eletrônico – porque preciso de um?

A implantação de um prontuário eletrônico de saúde (PEP) não precisa ser um processo difícil. Com o planejamento certo, e com a ajuda de uma equipe qualificada, essa transição pode ser suave e você poderá começar a experimentar todos os benefícios de seu novo prontuário eletrônico.

Antes, é importante que você saiba exatamente o quê você precisa, a real necessidade da sua clínica ou consultório,  pois provavelmente, você não encontrará um Prontuário Eletrônico que atenda 100% dos seus desejos, 100% das necessidades do pessoal do Faturamento e 100% das necessidades da sua Recepcionista. Sendo assim, foque em suas necessidades principais e tente solucioná-las, aos poucos. Esse artigo listará os principais problemas encontrados em um consultório médico e que, às vezes, nem o próprio médico consegue percebê-lo, mas que trazem um prejuízo enorme e que poderiam ser facilmente solucionadas com o prontuário eletrônico.

 

Por quê preciso adquirir um prontuário eletrônico? Quais as Minhas Necessidades?

Como disse anteriormente, as suas necessidades mais urgentes o guiarão para o prontuário eletrônico mais adequado. E para auxiliar a sua decisão, listamos alguns itens principais nos quais quase todas as clínicas tem necessidade de melhorar. Leia atentamente e tente chegar a uma resposta final.

E para tentarmos ser mais didáticos, faremos um passeio pela sua pratica diária, iniciando pela Recepção e pela sua Recepcionistas, passaremos para sua Sala de Espera, entraremos no seu Consultório e, por fim, falaremos do seu Relacionamento com seus pacientes. São 3 setores funcionais em seu dia-a-dia que terão muito impacto com a implantação do prontuário eletrônico.

 

A – O prontuário eletrônico na sua Recepção…

É aqui que seu Consultório se inicia… É na Recepção que o paciente/cliente terá o primeiro contato com a sua clínica e, claro, com você. Você já larga na frente quando uma recepção transmite profissionalismo e eficiência aos seus pacientes, pois problemas na recepção podem refletir em todo o seu atendimento e na sua carreira de médico. Fique atento!

Acontece que é muito comum que médicos não consigam perceber o que há errado e o quê pode ser melhorado em sua recepção, pois não passam muito tempo nesse setor.

Mas já na Recepção, você pode detectar a necessidade de informatização de sua Clínica com o prontuário eletrônico, senão, vejamos:

 

A1 – O prontuário eletrônico e as Agendas de papel, velhas e rabiscadas!

Você já observou a Agenda de papel que está na recepção? Pois deveria observar!

Ela costuma ter diversas rasuras, ser escrito a lápis, ter nomes de pacientes apagados ou riscados, anotações em cantos de páginas, etc. A partir do segundo semestre do ano, ela já está toda suja, a manipulação já mudou a cor branca das páginas para marrom, está cheia de papéis dentro dela e já se tornou uma antiguidade ainda no meio do ano.

Se há mais de um profissional, você terá 3 ou 4 agendas, todas elas com os mesmos problemas estéticos e com secretárias trocando entre as agendas de papel para agendar seus pacientes. No mundo de hoje, onde quase tudo pode ser informatizado, para quê utilizar agendas no papel?

 

Se você concorda que não é nada bonito ter várias agendas de papel em sua Recepção, você deve adotar um software de prontuário eletrônico que seja capaz de ELIMINAR A NECESSIDADE de uma Agenda de Papel. Mas não pense em uma solução alternativa, como Calendário do Google ou Windows e ainda, uma tabela em Excel, utilize um Software específico de prontuário eletrônico, que esteja conectado com as outras rotinas do seu consultório. A sugestão é que a Agenda do prontuário eletrônico seja online e possa integrar a Recepção com os outros setores da sua Clínica, principalmente o seu consultório e o Faturamento.

A utilização de um prontuário eletrônico pode substituir as funções de uma agenda de papel e trazer mais eficiência.

 

A2 – Agenda no papel é menos eficiente que o prontuário eletrônico!

Além da questão estética listada acima, uma Agenda no Papel é ineficiente! Muitas questões e necessidades no dia-a-dia da sua clínica não são resolvidas com uma agenda no papel e você pode estar sendo seriamente prejudicado por não utilizar um prontuário eletrônico.

A culpa não é da sua secretária, pois é você que precisa detectar o problema e entregar para ela uma ferramenta que funcione melhor que a Agenda no papel. Eu separei alguns exemplos de situações rotineiras que evidenciam a ineficiência de uma Agenda no Papel e como ela NÃO AJUDA nas rotinas da sua Recepcionista. E pior, é o médico que sai prejudicado!

 

Seu João liga e diz: “Esqueci o dia da minha consulta, para que dia estou agendado?”

Tentando resolver o problema do Seu João e cheia de outras tarefas a fazer, a Recepcionista começa a folhear a agenda no papel em busca do nome do Seu João! Se tiver sorte, lá para o dia 28 (dez páginas na frente) ela encontra o horário que seu João da Silva está agendado… Ufa! Quê bom que achei!

Mas e se o horário já tivesse passado, e fosse na semana passada? Imagina quanto tempo ela gastaria para encontrar? Um enorme tempo perdido! E tempo folheando agendas, com telefone ocupado traz prejuízo para o médico, não é mesmo?

 

Dona Maria chega, mas não estava agendada! Problema!

Essa situação é muito estressante! Apesar de parecer simples, traz um transtorno enorme, veja: Dona Maria chega ao seu consultórios sorridente dizendo que tem uma consulta agendada para HOJE!. A Recepcionista procura o seu nome mas não encontra e diz, com um sorriso no rosto:

“Dona Maria, o dia da sua consulta não é hoje!”

 

Dona Maria começa a reclamar afirmando que sua consulta foi, SIM, agendada para hoje… e começa a esbravejar:

“É um absurdo! É muita falta de organização! A Secretária é incompetente! Eu tenho 73 anos, saí de casa, peguei dois ônibus e você fala que não estou agendada para hoje! Não admito isso!”

 

Enquanto Dona Maria reclama, a recepcionista volta a folhear a Agenda tentando encontrar o nome de Dona Maria e depois de alguns minutos de ouvindo agressões e acusações, acha o nome de Dona Maria agendado para semana passada! Ufa! Problema (parcialmente) resolvido, Dona Maria, uma idosa, trocou a data da Consulta e a culpa não é da Recepcionista… Mas, Dona Maria ainda precisará ser atendida! Falta negociar com o médico, falta pegar o prontuário no arquivo, etc…

 

“Eu não vou pagar, pois meu caso é Retorno!” (será!?)

Seu Pedro entra na recepção com as mãos cheias de exames para mostrar ao médico. Na recepção, a secretária pergunta se é consulta ou Retorno e ele diz: É Retorno, claro! Cheia de outras tarefas a fazer, a secretária até pensa em procurar o nome do Seu Pedro na agenda, mas “dá uma preguiça” e o paciente passa como Retorno, mesmo.

Com isso, o médico perdeu dinheiro, pois Seu Pedro já fez um Retorno e a sua Consulta inicial foi há 2 meses atrás.

 O prontuário eletrônico deve: mostrar rapidamente se o paciente é Consulta ou Retorno. Você não pode perder dinheiro por isso!

 

“Recepcionista, qual o próximo horário disponível?”

Quê bom! Seu consultório está cheio, você está crescendo profissionalmente e os clientes te procuram ainda mais… Mas quando o paciente liga procurando um Horário para ser atendido, a secretária deve informar rapidamente.

Mas não pense que é fácil para sua Recepcionista encontrar um horário vago na Agenda de Papel… Não que a agenda esteja totalmente cheia, mas ela terá que folhear a agenda para encontrar um horário para Dona Marta que acabou de ligar, e esse processo pode demorar muito.

 O prontuário eletrônico precisa mostrar rapidamente os horários vagos para agendamento de pacientes!

 

… Vamos para seu consultório?…

 

B – O Prontuário Eletrônico no seu Consultório…

Agora, estamos na sua Sala de Espera onde há vários pacientes aguardando atendimento. Você entra no consultório e não tem qualquer controle de quantos pacientes estão na recepção, quantos já foram atendidos e quem será o próximo paciente que entrará na sua sala. Um médico deve evitar ao máximo os atrasos no atendimento. Mas todos nós sabemos que um consultório médico existem urgências e que cada atendimento demanda um tempo de consulta diferente do outro. Além disso, há os encaixes.

Você conhece o seu consultório e deseja que ele fique o mais organizado possível.

Mas, é muito provável que você tenha uma ou duas pilhas de prontuários sobre sua bonita mesa, cada um deles em um envelope pardo. A sua secretária te orientou que você deve chamar os pacientes de cima para baixo, de acordo com o horário de agendamento (que você nem sabe qual foi).

O médico chama o primeiro paciente e coloca o prontuário na pilha de pacientes atendidos e assim, o dia segue… Durante todo o dia, a secretária entre na sala para colocar um outro envelope contendo um novo prontuário para ser atendido. Esse processo, que é repetido diariamente, semanalmente, mensalmente e durante todo o ano.

Com o prontuário eletrônico seu consultório não precisará de um monte de papéis sobre a mesa!

 

“Qual o próximo paciente?”

Por mais que você tenha uma pilha de prontuários sobre a sua mesa, você precisa ser avisado pela Recepcionista que o paciente chegou ou que está atrasado. Dessa forma, com a ausência de informatização no consultório a Recepcionista terá que telefonar a todo momento avisando quem é o próximo paciente a ser atendido.  Algumas vezes, durante o atendimento, você é interrompido diversas vezes para atender a telefonemas dizendo que dona Maria já chegou!

Com o prontuário eletrônico você não precisa interromper o seu atendimento a cada novo paciente

 

“Doutor, qual paciente você está atendendo?”

Agora, você já atendeu alguns pacientes, os prontuários de papel estão em uma gaveta, mas a sua secretária, lá fora, está perdida! Ela não sabe qual paciente você está atendendo, não sabe quantos ainda serão atendidos, quanto tempo estão atrasados, quem é o primeiro e o último da lista, não sabe qual o próximo paciente a ser chamado para a consulta; enfim: Não sabe de nada!

A única sensação que a sua Recepcionista tem de que você está ou não atrasado é a quantidade de pacientes na recepção. Como disse, ela fica completamente perdida e ocorre uma completa falta de sintonia entre você e sua secretária.

A agenda do prontuário eletrônico deve permitir que você e sua Recepcionista saibam exatamente quantos pacientes terá que atender, se já estão atendidos, atrasados, se faltaram, etc! Isso é eficiência!

 

“Escrevo mal, e digito pior ainda”

Agora, é a hora da consulta! Já dentro do seu consultório, você estará interrogando o seu paciente em busca de um diagnóstico, irá folhear o prontuário de papel para saber o histórico daquele paciente para oferecer um atendimento mais adequado. E é aí que começam novos problemas e situações a serem pontuadas.

Todo mundo fala mal das letras de médicos, mas ninguém sabe o quão corrida é o dia-a-dia no consultório. Quanto mais paciente para serem atendidos, mais eles escrevem e escrevem, e é praticamente impossível manter uma letra legível.

Médicos tem muito pouco tempo para escrever uma consulta e anotar todos os detalhes que o paciente lhe conta. Há tempos que o profissional não tem o tempo necessário para redigir uma boa anamnese e escrevê-la adequadamente.

Por conta disso, abreviações, siglas, anotações reduzidas tornam-se uma regra nos prontuários médico. Muitos médicos passam a usar termos como VPM: Vide Prescrição Médica para evitar escrever os medicamentos que ele prescreveu. Alguns se esquecem do fato de que a prescrição médica a que se referem está com o paciente e podem se perder, ficando o prontuário sem estas informações.

Pela falta de tempo, o médico corre o risco de ter prejuízos jurídicos devido a anotações incompletas. Essa situação se agrava ainda mais quando o atendimento é feito por vários profissionais em que cada um compartilha o atendimento com o outro.

O prontuário eletrônico precisa ter funcionalidades que agilizem e reduzam a digitação do médico.

 

A Prescrição do Médico precisa ser ótima!

Por mais que você tenha feito um ótimo diagnóstico e um excelente atendimento, se você perde tempo demais escrevendo a prescrição ou essa prescrição é ilegível: Você ainda sai perdendo!

A prescrição médica é a parte da consulta que o paciente leva para casa, que leva para a farmácia e para o farmacêutico, que mostra para parentes… Enfim, é a continuidade do seu atendimento. Dessa forma, os médicos não podem se dar ao luxo (desleixo) de fazer uma prescrição manuscrita e com letras ilegíveis. Há um marketing que se estende além do atendimento em si e precisa ter uma atenção especial.

Além de questões ligadas ao marketing, o paciente e balconistas não devem ter dúvidas quanto à forma como tomar o medicamento, por isso, é fundamental que a receita seja bem escrita e que seja feita em computador.

O prontuário eletrônico precisa automatizar e agilizar a prescrição do médico, tornando a receita legível e de fácil entendimento!

 

O problema de Arquivar e Desarquivar Prontuários!

Pois bem, mais um dia de atendimento se passou. O médico já foi embora para casa mas as suas Recepcionistas ainda tem tarefas a fazer: Elas precisam Arquivar os prontuários que foram atendidos no dia de hoje e já separarem os prontuários/fichas que serão atendidas amanhã. Além de muito trabalhosa, é nesse momento que ocorre um dos erros que mais causam chateações nos médicos: Prontuários Arquivados fora da ordem alfabética e, como conseqüência, prontuários desaparecidos.

O custo da operação: Desperdício de Tempo!

Você atende 20 pacientes por dia… e à noite, sua recepcionista irá no arquivo pegar todos esses prontuários. Com a agenda de papel nas mãos, separará nome por nome e colocará sobre a recepção. Além disso, no final do dia anterior, ela terá que guardar todos os prontuários atendidos no dia anterior. No decorrer do dia, a recepcionista precisará voltar ao arquivo para pegar os prontuários de pacientes que chegam de última hora para serem atendidos.

O prontuário eletrônico elimina o processo de desarquivamento dos prontuários! O médico o acessa pelo computador.

 

Após a consulta, você não se relaciona mais com seus pacientes!

Após o paciente sair do seu consultório, com um diagnóstico preciso, com orientações bem feitas, você precisa manter-se próximo a ele e não abandoná-lo. Muitos médicos têm milhares de pacientes que são clientes fieis, que fazem consultas regularmente e que não passam um ano sem fazer uma consulta: Ótimo!

Entretanto, esses mesmos médicos tem aqueles pacientes que só vão ao consultório com muita insistência de parentes e amigos e que se esquece de voltar para nova consulta. É fundamental que o médico faça uma avaliação criteriosa (mas automática) de todos os seus pacientes ausentes por um período determinado de tempo e possa fazer uma busca ativa de clientes ausentes.

O prontuário eletrônico precisa ter ferramentas que permitam a comunicação com os pacientes após o atendimento, seja email, torpedos, mala-direta, etc!
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