Seus pacientes estão esperando mais do que precisam! Confira!

Seus pacientes estão esperando mais do que precisam! Confira!

Nos Consultórios e Clínicas em geral, nós médicos almejamos principalmente organização e precisão na marcação das consultas. Através desses da organização e rapidez no agendamento, a recepção de nossa clínica será mais tranquila. Logo, nossos pacientes estarão mais satisfeitos, pois uma rápida marcação de consultas está diretamente ligada a um bom Acolhimento.

 

A primeira Impressão é a que fica!

Se o paciente chega ao seu Consultório, e rapidamente consegue marcar sua consulta e ser encaminhado para a sala de espera (que é um ambiente mais tranquilo que a recepção) a imagem do seu consultório podem melhorar consideravelmente.  Mas é claro, conseguir conquistar uma clientela fiel de pacientes, por meio da eficiência do atendimento e Acolhimento, não é tarefa fácil – mas deve ser uma tarefa prioritária em todos os consultório. Podemos dizer que é um degrau após o outro, que deve ser vencido todo dia.

Tenha uma Recepção Eficiente. Tenha um Consultório Eficiente.

 

Dica: Separe a Recepção Principal da Sala de Espera!

glass-446857_1280Não quebre a primeira impressão, como na foto do vidro ao lado. No meu primeiro consultório, eu entendi que uma recepção juntamente dividindo o mesmo ambiente da sala de espera seria uma boa escolha, mas me enganei. Se você tiver o espaço físico disponível, é muito mais prudente separar os dois ambientes. Afinal, são pacientes que estão em estágios diferentes do atendimento.

  • Recepção principal: pacientes de primeira vez, ou aqueles que ainda não agendaram o seu atendimento.
  • Sala de Espera: paciente que já saíram de casa com o objetivo de ser atendido e não precisam “sofrer” atrasos na primeira recepção.

Por isso, queremos te mostrar como vencer obstáculos na profissão e alcançar uma excelente imagem como médico, além, é claro, da fiel e promissora satisfação dos seus pacientes. Portanto, continue lendo e se surpreenda!

Por quê separar os ambientes?

Os pacientes que estão agendados para serem atendidos no dia de hoje precisam e exigem um fluxo de atendimento e conversa com suas recepcionistas diferente daqueles pacientes que ainda não agendaram a consulta. A recepção funciona como se fosse o caixa de uma loja (que vende consultas) e nela há atividades de cobrança, preço, negociações e características específicas de um caixa. E o paciente que veio para ser atendido, NÃO PRECISA ouvir nenhum tipo de negociações desse tipo.

Imagine que um dos seus paciente JÁ AGENDADOS tenha pago R$ 100,00 pela consulta e vê/percebe que a sua recepcionista está ofertando descontos de R$ 20,00 para outros pacientes iguais a ele. Mesmo que esses pacientes sejam carentes e já tenham negociado algum desconto diferente,

o paciente que não recebeu desconto (pagou o valor de 100 reais) irá se sentir enganado e impactado ao ver essa situação. Esse é mais um motivo para separar esses grupos diferentes de pacientes.

Portanto, o paciente já agendado deve ter um fluxo direto e rápido para a sala de espera – Essa é a meta.

O paciente já agendado deve ter um fluxo direto e rápido para a sala de espera – Essa é a meta.

 

Dica 2: O cadastramento precisa ser Rápido!

Esse é um ótimo momento para conquistar a confiança dos pacientes para sempre, pois, como diz o ditado, “a primeira impressão é a que fica”. E para conquistá-los, é fundamental que o agendamento de consultas e o cadastramento sejam rápidos e eficientes, com o mínimo possível de espera na recepção.

Entretanto, é muito comum que durante o agendamento os seus paciente percebam exatamente o contrário: ineficiência e lentidão no cadastramento. Eles vêem uma Velha Agenda no papel, cheia de rasuras e rabiscos, com suas páginas amareladas pelo uso. Além do mais, o pior é que estes pacientes  sentem na pele um cansaço e estresse logo de cara, justo na recepção, com a demora de suas recepcionistas para fazer o cadastro e realizar o agendamento.

E isso, convenhamos, traz um prejuízo enorme para a imagem de eficiência que você deseja transmitir. 

60 segundos – é o tempo máximo para cadastrar!

Um cadastramento eficiente do paciente deve ser feito em até 60 segundos, nunca ultrapassando 1,5 minuto; e um agendamento de um paciente que já é cliente não durar mais que 30 segundos. Tomando esses números por base, claramente percebemos que o tempo máximo que um paciente deve esperar até estar pronto para o atendimento deveria ser de até 2 minutos – portanto, todos os seus processo de trabalho devem estar de olho nesse importante indicador.

60 segundos – é o tempo máximo para cadastrar um paciente!

 

Dica 3: Informatize a sua recepção!

Se você já tem um ambiente com recepções fisicamente separadas entre Sala de Espera e Recepção e se seus processos e organogramas estão ajustados para agilizar o tempo de atendimento, agora é o momento de Informatizar a sua recepção.

Você já deve estar percebendo que não será mais possível dar um “plus”, um algo a mais na recepção do seu consultório com uma Agenda no Papel! Isso é fato (e se você não consegue ver isso, é preciso que se atente melhor à situação!).

Hoje em dia, a informatização está presente em TODOS os ambientes e locais de trabalho que visitamos, desde um supermercado até uma contabilidade e o seu consultório não pode/não deve ficar de fora – pois você estará deixando que suas recepcionistas e recepção em geral, tenham bem menos eficiência e organização.

 

Fato #1: A informatização Agiliza os Processos de trabalho!

Portanto, para ser feito de forma rápida e eficiente, é fundamental que o médico considere a implantação de uma agenda eletrônica, pois assim, o paciente será acolhido com qualidade e por completo, sendo rapidamente rapidamente encaminhado para a sala de espera, onde aguardará o atendimento de forma sossegada.

Essa eficiência é o primeiro degrau a ser vencido e o primeiro passo de consagração, tanto sua, como médico, e do seu Consultório principalmente.

Fato #1: A informatização Agiliza os Processos de trabalho!

 

Fato #2: A informatização Melhor a Satisfação de suas Recepcionistas!

Também não podemos nos esquecer de que a satisfação de sua Secretária conta muito também. Ela é a pessoa que mais tem contato com sua rotina medica e agenda pessoal e precisa ter ferramentas eficientes ao seu dispor. Dessa forma, com o propósito de sua Secretaria sempre trabalhar de maneira eficiente e produtiva, você deve se preocupar em tornar o trabalho dela o menos exaustivo possível e a informatização auxilia muito nesse processo, tornando todas as tarefas do dia-a-dia da sua Secretária bem mais fáceis e aperfeiçoadas.

Fato #2: A informatização Melhor a Satisfação de suas Recepcionistas!

 

Fato #3: A informatização Transmite Confiança em seus Pacientes!

Imagine você, em um consultório de um colega médico, pronto para ser atendido e vê, na recepção, um monte de papeis e envelopes com todos os prontuários amontoados (ou espalhados pela) na bancada? Isso não traz confiança a você como paciente; no mínimo, todos os pacientes sabem que sua recepção pode ser mais eficiente. Senão, então me diga?

  • Para quê aquela velha agenda de papel, que já no mês de agosto está toda suja de suor?
  • Para quê esse monte de rasuras de pacientes que cancelaram atendimentos?
  • Por quê essa recepcionista já não tem o meu endereço, se eu já consultei aqui três ou quatro vezes?
Fato #3: A informatização Transmite Confiança em seus Pacientes!

 

Enfim: Avalie agora mesmo a mudança!

E então? Você tem avaliado o tempo que seus pacientes estão esperando na primeira recepção? Há um fluxo de trabalho, um processo para que ele, rapidamente, migre para a sala de espera? Já utiliza um prontuário eletrônico em sua clínica? Está satisfeito?

Lembre-se, cadastrar pacientes utilizando agendas informatizadas é um procedimento extremamente fácil e que dispensa qualquer tipo de esforço. Com treinamento adequado de uma equipe de suporte, você poderá dar um passo enorme nas rotinas e processos do seu consultório.

Se precisar de ajuda, não hesite em falar conosco.

Dr. Leonardo Alves
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Dr. Leonardo Alves

Médico, Cardiologista, Estudioso de SUS e Informática médica.
CEO/Diretor da empresa MeuProntuário.net.
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